« Entreprise familiale française pionnière du bio équitable et spécialiste du cacao » : c’est ainsi que se présente la PME Kaoka, une entreprise fondée il y a près de 30 ans. La marque propose 56 références de chocolat bio et équitable, distribuées dans des enseignes spécialisées comme Biocoop ou Naturalia.
Kaoka ne dispose pas d’outils de production. Pour la fabrication de chocolat et la transformation de ses fèves de cacao, la société s’appuie sur des fournisseurs, dont le groupe Cémoi. Kaoka est à la fois client, fournisseur et filiale de l’industriel.
Le bio, un enjeu de qualité et de traçabilité
L’entreprise a choisi de se concentrer sur l’approvisionnement et les relations avec les producteurs. Kaoka compte 4 824 producteurs partenaires qui lui fournissent la matière première. L’essentiel de son activité consiste donc à gérer la chaîne logistique, la qualité des produits et aussi le volet commercial.
Ce pilotage s’est heurté à la complexité de l’absence d’un progiciel intégré. En matière d’outillage informatique, Kaoka et ses 17 collaborateurs s’appuyaient auparavant principalement sur une application de gestion commerciale limitée et des documents Excel.
Comme l’explique son PDG, Guy Deberdt, les tâches liées aux « flux de fèves de cacao ou à la composition des lots » étaient avant 2020 gérées manuellement via des fichiers Excel. Les processus et les échanges, notamment avec Cémoi, étaient par conséquent chronophages et les saisies multiples.
Un ERP pour l’agroalimentaire
En 2020, la PME décide d’y remédier en s’équipant d’un ERP (progiciel de gestion intégré). Parmi les cinq outils sélectionnés dans le cadre de l’appel d’offres, c’est finalement le progiciel Divalto Infinity, personnalisé par l’intégrateur PG2i pour coller aux spécificités de l’agroalimentaire, qui sera retenu.
Kaoka s’est fait accompagner dans la première phase de sélection par un consultant afin de l’aider à défricher une offre technologique nouvelle pour elle. Pour départager les produits, l’ergonomie a été un critère majeur.
« Nous avions besoin d’un ERP assez polyvalent et multiactivité », souligne le dirigeant. L’ERP Copilote d’Infologic, spécialisé dans le secteur agroalimentaire, aurait répondu aux attentes de Kaoka. « Nous avons en outre d’autres confrères qui l’utilisent sur le marché du bio. »
Concilier fonctionnalités et coût
Le coût de l’ERP d’Infologic dépassait cependant le budget disponible. Divalto représentait alors un compromis entre la couverture fonctionnelle et le coût. La solution a en outre été adaptée aux spécificités de l’agroalimentaire par l’intégrateur.
Concernant le mode de déploiement, Kaoka a choisi une installation on-premise sur un serveur installé en local. Le cloud était aussi disponible. Mais pour Guy Deberdt, ce mode de consommation présentait toutefois un risque susceptible de paralyser l’activité en cas de coupure internet.
Le patron de la PME revendique aussi un attachement écologique, pointant du doigt la consommation énergétique des hébergeurs. Pour assurer la sécurité de l’ERP et de ses données, Kaoka dispose d’une solution Stormshield managée par Orange. La sauvegarde repose quant à elle sur des réplications multiples, sur site et en externe. S’y ajoute une sauvegarde déconnectée.
En ce qui concerne les fonctionnalités et les apports de l’ERP, ils sont à ce stade axés avant tout sur la gestion du stock et de la supply chain. Les experts qualité de l’entreprise exploitent aussi le progiciel pour la traçabilité des produits et saisir des données qualité. L’administration des ventes, via l’automatisation des flux, est un autre domaine d’amélioration.
Optimisation en cours
Des périmètres fonctionnels restent à optimiser, dont le suivi commercial. En raison d’une modification complète des classifications de produits, Kaoka ne dispose pas d’un historique de données au-delà de juillet 2021. A partir de 2023, grâce à deux ans d’historique, le service commercial sera à même d’affiner l’analyse de données et son pilotage.
Du côté de l’adoption par les utilisateurs, elle a été facilitée par la constitution dès l’origine du projet d’un groupe de travail ERP de six personnes. Les collaborateurs amenés à utiliser Divalto au quotidien ont pu être formés et participer à des ateliers préparatoires.
Depuis le déploiement, Guy Deberdt fait état de gains d’efficacité sur la facturation et la gestion des commandes. Certains des gains restent encore à concrétiser et nécessitent un interfaçage plus large avec Cémoi, et à l’avenir avec d’autres grands clients.
